A solução de gestão comercial da SISTRADE não é um software tradicional de gestão comercial, mas sim, um sistema integrado de suporte à gestão que contempla uma diversidade de ferramentas relacionadas com a gestão da produção, gestão de aprovisionamentos, gestão financeira e mesmo com a gestão de clientes, convergindo assim para uma boa gestão, agregando, interligando e complementando todas as informações. Associa automaticamente a informação contabilistica à comercial e financeira, informação da produção e logística à comercial, o que permite facilmente efectuar análises económico-financeiras (qualquer movimento é espelhado na contabilidade).

Características principais

  • Gestão de propostas
  • Tabelas de preços dinâmicas
  • Gestão de encomendas
  • Múltiplos planos de entrega por encomenda
  • Múltiplas moradas de entrega
  • Facturação para entidade diferente da encomenda
  • Gestão da facturação a clientes
  • Tratamento de comissões de agentes
  • Tratamento de comissões de vendedores
  • Funcionalidade de envio directo por email, com arquivo da mensagem em base de dados
  • Possibilidade de anexar ficheiros, como por exemplo, a adjudicação do cliente
  • Gestão e controlo da expedição
  • Emissão assistida de guias de remessa


Numa perspectiva mais ampla de comunicação comercial com o cliente e para clientes que solicitam cotação para diversos produtos, a recepção de múltiplos Orçamentos torna-se difícil. Neste sentido surgiu o módulo de Gestão de Propostas, que permite agrupar um conjunto de orçamentos num só documento, passando a comunicação com o cliente a ser referenciada unicamente por esta entidade/documento. A Gestão de Propostas, permite para cada um dos Orçamentos seleccionados definir a moeda e a unidade na qual se pretende enviar a proposta. As cotações dos diferentes Orçamentos ficam assim agrupadas, podendo ser enviadas numa carta com o resultado da proposta global. O envio da proposta pode seguir também por email de forma automática. Para cada linha é possível definir um plano de entregas, faseado no tempo e por destino. Esta definição será mais tarde usada pelo módulo de logística, para apoiar na expedição do material.

O Módulo de Encomendas inclui funcionalidades relacionadas com a gestão de encomendas, possibilitando a consulta da carteira de encomendas por estado (pendente, confirmada, aprovada p/ produção, etc.), por agente, por vendedor e elaborar mapas com análises de venda por tipo de artigo, país ou agente. As Encomendas, mediante o definido na ficha do terceiro, controlam o limite de crédito e plafond associado, sendo que nos casos em que o plafond é ultrapassado, a Encomenda não pode ser aprovada para produção até que seja validada financeiramente. A cada linha de encomenda podem associar-se vários tipos de custos (comissões de agente, custos de transporte, etc.) e ainda vários tipos de desconto (até 3 níveis descontos comerciais). Tal como no Orçamento, a Encomenda é automaticamente impressa no idioma do cliente e na respectiva moeda. Para cada linha é possível definir um plano de entregas, faseado no tempo e por destino. Esta definição será mais tarde usada pelo módulo de logística, para apoiar na expedição do material.

Workflow de Encomendas

Com o sistema de workflow para aprovação de encomendas é possível verificar todos os passos da encomenda desde o seu registo. Existem também um sistema de notificações em que se pode definir alertas sempre que um documento muda de estado.

A SISTRADE disponibiliza um módulo de facturação que permite a uma empresa elaborar e imprimir as suas facturas e mapas de vendas. Para além da facturação, o utilizador poderá criar facturas pró-forma, notas de crédito e débito, entre outros documentos. A aplicação faz um resumo da factura onde poderá ser possível fazer alguns ajustes nos valores finais.

Através da funcionalidade de rastreio de documentos o utilizador poderá controlar os documentos gerados pelo módulo de vendas (orçamentos, encomendas, guias de remessas, OF’s, facturas, etc.) e visualizar a listagem de OF’s, encomendas ou orçamentos de um cliente.

O mecanismo de facturação em bloco permite definir um plano de facturação, onde é possível agregar de uma só vez várias facturas, que podem ser provenientes de diferentes encomendas, guias ou ordens de fabrico da mesma entidade. O processo passa por seleccionar quais as encomendas ou guias que pretendemos facturar e o sistema cria e emite as facturas sem intervenção humana.

A funcionalidade diário de vendas permite obter uma listagem de todos os documentos comerciais emitidos, com ou sem taxa de IVA. Através da aplicação torna-se possível controlar todos os trabalhos expedidos e facturados. O sistema permite ainda o envio de facturas electrónicas via EDI, assegurando assim que o documento é legalmente válido.

Caso seja necessário a SISTRADE possui soluções de Facturação Electrónica de acordo com a legislação actual. A solução da SISTRADE permite para a entidade emissora da factura electrónica:

  • Emitir a factura
  • Calcular o resumo electrónico da factura
  • Encriptar o resumo da factura com as chaves da Assinatura Electrónica Avançada
  • Enviar a Factura Electrónica
  • Arquivar o documento electrónico, gerando a respectiva indicação (com os dados exigidos por lei) para posterior emissão de listagem periódica das facturas electrónicas emitidas durante o período em questão

A solução permite a entidade receptora: 

  • A desencriptação do resumo
  • O cálculo de um novo resumo sobre a factura original emitida
  • Comparar ambos os resumos para validar a factura recepcionada
  • Converter e integrar os dados da factura recepcionada para o formato da aplicação de contabilidade existente

A SISTRADE tem experiência e know-how para trabalhar com os vários protocolos standard utilizados por este formato de transmissão electrónica de forma a assegurar que os dados do documento emitido (factura), sejam convertidos para o formato do sistema receptor e integrados com o mesmo.

Este módulo é o responsável pelo tratamento da expedição de produto acabado. A expedição poderá estar inerente na própria factura, quando esta abate directamente ao armazém de produto acabado. O utilizador poderá criar guias de remessa para fornecedores e para clientes. Estas guias emitem a saída do material valorizado como venda e regista as quantidades e o valor. As guias de transporte do fornecedor são emitidas para o acompanhamento do transporte do material.

Regras de comunicação de Documentos de Transporte com a Autoridade Tributária – AT : O Decreto-Lei nº 198/2012 impõe a obrigatoriedade de comunicação da emissão de Documentos de Transporte à Autoridade Tributária e Aduaneira (AT), com entrada em vigor a 1 de maio de 2013, para todos os sujeitos cujo volume de negócios seja superior a 100.000€. A comunicação tem que ser realizada antes do início do transporte e é da responsabilidade do Emissor. A legislação considera como documentos de transporte as Faturas, Guias de Remessa, Guias de Transporte; Notas de Devolução e outros documentos como por exemplo guia de Movimentação de Ativos Próprios e Guias de Consignação. Pode efectuar a comunicação de documentos de transporte à Autoridade Tributária e Aduaneira pelas seguintes vias:

  • Em tempo real recorrendo a um WebService
  • Através do envio do ficheiro SAF-T (PT)
  • Diretamente no Portal das Finanças
  • Através de serviço telefónico no caso de documentos processados manualmente em papel ou de inoperacionalidade do Sistema Informático

Relatórios & Análises

Possibilidade de visualizar vários mapas e relatórios de vendas, de gestão comercial e de gestão da relação com os clientes.

  • Diário de vendas
  • Mapa anual de vendas
  • Ranking de vendas
  • Carteira de encomendas
  • Rastreio de documentos
  • Vendas por país
  • Produtividade de empregados
  • Rentabilidade de obras em curso
  • Mapa de comissões
  • Tempos de resposta de orçamentos
  • Mapa de vendas por tipo de trabalho
  • Evolução da facturação semanal, mensal e anual
  • Rentabilidade das vendas
  • Mapa recapitulativo
  • Mapa IntraStat

Gerador de Relatórios

O Sistrade® permite ao utilizador gerar relatórios e mapas específicos para cada módulo de acordo com as suas necessidades.

Todos os módulos permitem a apresentação dos indicadores mais relevantes por cada área, tal como o total de faturação, a taxa de ocupação de stocks em armazém, ordens de fabrico aprovadas para produção, totais de débito e crédito, número de funcionários ativos, entre outros.

Esta ferramenta permite aos utilizadores analisar informação importante para a empresa filtrada por:

  • Semana/mês/trimestre/semestre/ano/ano fiscal e outros períodos
  • Cliente/vendedor/país

Informação chave disponível para:

  • CRM
  • Vendas
  • Compras
  • Stocks
  • Produção
  • Manutenção de Equipamentos
  • Controlo de Qualidade
  • Tesouraria
  • Contabilidade
  • Recursos Humanos
  • Ativos Fixos

O Sistrade® B.I. permite às empresas obter vantagens pelo conhecimento dos fatores que afetam as operações diárias, contribuindo para um melhor processo de decisão. A utilização de dashboards dinámicos e apelativos permite aos gestores tomar decisões mais rápidas e assertivas.

Todas as análises do negócio são apresentadas através de centros de informação:

  • Financeiro e Administrativo
  • Gestão Comercial
  • Stocks & Compras
  • Gestão da Produção
  • Gestão da Qualidade
  • Manutenção de Ativos

 

Veja mais sobre a solução de Gestão Comercial:

 

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