Uma gestão de stocks e de compras eficiente é crucial para uma boa administração da empresa, pois o desempenho nesta área tem reflexos directos nos resultados operacionais e financeiros de uma empresa. É absolutamente importante nos dias de hoje ter um sistema rápido e eficiente capaz de dar suporte às questões determinantes para a decisão de comprar, o que comprar, a quem comprar e em que quantidades. Pelas razões apontadas, a SISTRADE tem à disposição dos seus clientes, um sistema de gestão de stocks e de compras bastante flexível e adaptável às diferentes regras de negócio de cada organização.

PRINCIPAIS CARACTERÍSTICAS DESTA SOLUÇÃO

  • Gestão interactiva de fornecedores;
  • Envio automático ou semi-automático de consultas de preços a fornecedores;
  • Análise de respostas das propostas dos fornecedores e selecção com base em critérios pré estabelecidos;
  • Conversão de proposta seleccionada em ordem de compra a fornecedor;
  • Definição de tabelas de preços dinâmicas por regras de artigos e por fornecedor;
  • Registo de requisições pelos utilizadores credenciados e autorização dos mesmos pelo responsável do serviço;
  • Criar requisições internas através da selecção dos pedidos autorizados;
  • Elaborar e emitir ordens de compra, com vista a satisfazer as requisições internas previamente autorizadas;
  • Gestão de contratos de fornecimento;
  • Emitir Guias de Entrada e Saída do Armazém, e Guias de Transporte;
  • Gestão de subcontratados, quer na perspectiva de serviços subcontratados, quer na perspectiva do produto de venda ser subcontratado;
  • Inventário Permanente com informação de existências, compras, consumo e regularizações de existências;
  • Apuramento de custos de materiais por secção, fase de fabrico, “Bem” ou “Serviço”;
  • Listagem de entregas agendadas, materiais pendentes para entrega por insuficiência em armazém ou para reposição do stock mínimo;
  • Alerta de rotura do stock de segurança, ponto de encomenda;
  • Inventário de fim de ano e regularização de existências.

GESTÃO DE FORNECEDORES

O módulo Gestão de Fornecedores é responsável pela gestão de preços por fornecedores. Através da gestão de fornecedores a empresa poderá consultar todas as informações e dados dos seus fornecedores. A funcionalidade Site do Fornecedor, permite que o fornecedor aceda a um portal onde faz a manutenção de dados relacionados com os produtos que disponibiliza e também responde a pedidos de consulta. Em termos de funcionalidades destacamos:

  • Sub-familias de artigos fornecidas por fornecedor
  • Catálogo de artigos fornecidos
  • Catálogo de preços
  • Site do fornecedor
  • Consulta a fornecedores
  • Comparação das respostas
  • Integração com o registo de encomendas a fornecedores

fornecedores

PEDIDOS DE COTAÇÃO

Este módulo permite ao utilizador fazer pedidos de cotação de materiais aos fornecedores onde, através da aplicação, é possível pedir um orçamento a vários fornecedores enviando-lhes o documento por fax ou por e-mail. Trata-se assim de um sistema de consulta simples e prático disponível à distância de um click.

GESTÃO DE COMPRAS A FORNECEDORES

Na gestão das compras o sistema analisa as necessidades de um armazém alertando para a reposição do stock. O utilizador pode requerer uma compra e mediante a lista de necessidades o sistema emite a compra ao fornecedor. Existe um controlo nas compras através de uma análise ao estado de satisfação das encomendas. A aplicação poderá emitir mapas com as entregas previstas de material e respectivos códigos de barras que serão utilizadas na recepção do material. Através da leitura dos códigos de barras o sistema regista a entrada do material, traduzindo automaticamente em movimentos de stock.

O utilizador poderá criar guias de remessa para fornecedores e para clientes. Estas guias emitem a saída do material valorizado como venda e regista as quantidades e o valor. As guias de transporte do fornecedor são emitidas para o acompanhamento do transporte do material.

Depois do registo da recepção da mercadoria, o utilizador pode registar a factura do fornecedor com base nessa mesma recepção ou mesmo tempo que confronta o que recepcionou com a factura que o fornecedor enviou. Depois de a factura estar registada no sistema, automaticamente é reflectido o movimento contabilístico no módulo da Contabilidade. A ordem de compra pode ser registada por dois meios distintos, um é através da confirmação de uma dada requisição, outra é pela via manual, ou seja, na opção de manutenção de compras o utilizador, selecciona o fornecedor e escolhe o artigo a comprar. Na mesma compra pode registar materiais e serviços.

O sistema permite fazer compras de produtos codificados, sejam eles materiais ou serviços ou então fazer uma compra em texto livre. O processo mais automático e mais rápido para emitir encomendas a fornecedores é seguindo as fases do workflow de aprovação do ciclo de requisições.

ERP-SistradePrint-Purchase

PLANO DE DISTRIBUIÇÃO

O plano de distribuição permite ao utilizador fasear a entrega da encomenda que está a colocar ao fornecedor, isto é, definir um plano de distribuição da mercadoria. Para uma dada linha de encomenda, onde está definido o artigo a comprar, quantidades, unidades de medida e outras informações relevantes, o utilizador tem à sua disposição uma ferramenta em que pode distribuir as quantidades, faseando cada uma dessas quantidades parciais no tempo. Pode fasear as entregas por data e por destino (armazém). Existe também a possibilidade de afectar de imediato um dado artigo com um ordem de fabrico, desta forma, quando for recepcionada a mercadoria o sistema aloca automaticamente a quantidade a uma ordem de fabrico previamente definida.

WORKFLOW DE COMPRAS

É um sistema de workflow para aprovação de ordens de compra. Esta aprovação poderá ser apenas interna ou interagir com entidades externas através do correio electrónico e poderá ser total ou parcial. Uma vez feita e aprovada a ordem de compra, pode ser enviada directamente para o fornecedor por email. Salienta-se que todo este processo pode levar apenas alguns segundos.

FACTURAS DE FORNECEDORES

É o local onde o utilizador regista as facturas que recebe dos fornecedores. O sistema dispõe de um formulário, em que o utilizador, não só introduz o número da factura do fornecedor, como também introduz todas as restantes informações que constam na respectiva factura. Após a gravação desta factura, ela reflecte-se nas contas correntes, ficando disponível para ser paga pela tesouraria.

RECEPÇÃO DE ENCOMENDAS/ COMPRAS

Este componente permite fazer o registo da recepção das encomendas de artigos/ serviços a fornecedores. Esta recepção pode, por um lado, fazer a entrada do material em stock e por outro lado fazer o fecho parcial ou total da encomenda a fornecedor registada Registar movimento de artigos de stock consiste na utilização de um conjunto de localizações devidamente etiquetadas com um código de barras, designados por “localizações de armazéns”, dos quais e sempre que seja retirado qualquer artigo, o leitor de código de barras (instrumento que é parte integrante do sistema) regista informaticamente o movimento e de imediato envia essa informação ao sistema central que, em tempo oportuno, procede à reposição do material consumido. Este processo aplica-se que para entradas, saídas, devoluções ou transferências de armazéns.

GESTÃO DE STOCKS

Uma empresa com o Sistrade® MIS|ERP poderá gerir e consultar eficazmente os seus stocks, o estado das encomendas dos seus fornecedores e ainda os stocks dos seus fabricantes. Através da aplicação poderemos realizar a manutenção das existências iniciais dos vários artigos existentes nos diferentes armazéns da empresa. Está também disponível o registo de todos os movimentos manuais obedecendo assim a uma seguinte ordem: Entrada, Rappel, Saída, Transferências, Valorização. A funcionalidade Acertos de Stocks executa um inventário físico que automaticamente congela o armazém aparecendo assim uma lista dos artigos em armazém para ser impressa e posteriormente realizar uma contagem manual. Após a realização da contagem passamos à actualização dos dados e à gravação do inventário. Através da funcionalidade “Análise e Consulta de Artigos” o utilizador poderá realizar vários tipos de consultas ao inventário. Através da referência e do tipo de artigo analisará o preço médio unitário, o valor descrito e as quantidades do artigo. Além disso, ordena separadamente os diferentes tipos de artigos calculando automaticamente a quantidade total e o valor total. Poderá analisar e pesquisar os movimentos por artigo, o saldo mensal dos movimentos, movimentos já realizados e a evolução do stock disponível a longo prazo. Para concluir, realçamos o facto de o sistema gerir de uma forma económica os stocks, ou seja, tem em consideração aspectos como stock mínimo, stock de segurança, ponto de encomenda, descontos de quantidade, nível de serviço, lead time de compra, etc.

ERP-SistradePrint-Material-Reception

GESTÃO DE SUBCONTRATADOS

Este módulo permite fazer a gestão integral e o controlo dos trabalhos/ operações que são subcontratados a terceiros.

MAPAS DE STOCKS & COMPRAS

Possibilidade de visualizar vários mapas de stocks e compras. Através destes mapas pode-se:

  • Análise de compras;
  • Compras por tipo de artigo;
  • Indicadores de gestão compras;
  • Conta corrente de artigos até ao nível do lote;
  • Rastreabilidade do lote de artigo;
  • Indicadores de gestão de stocks.

Pode-se ainda exportar o relatório para outro formato que se deseje (Excel, Word, PDF, etc...).

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